Ich kenne das Problem ziemlich gut und habe das in einem früheren Job ähnlich erlebt. Erst als wir uns intensiver mit dem Thema beschäftigt haben, wurde mir klar, wie wichtig eine saubere Wareneingangskontrolle eigentlich ist – gerade auch rechtlich.
Eine gute Erklärung dazu habe ich hier gefunden:
https://www.munz-ldb.de/logistik-lexikon/wareneingangskontrolle/. Dort wird auch beschrieben, dass man laut HGB sogar verpflichtet ist, die Ware direkt nach Eingang zu prüfen.
Was bei uns den Unterschied gemacht hat, war ein klarer Ablauf in mehreren Schritten: zuerst die Kontrolle von Lieferschein und Menge, dann die äußere Prüfung der Verpackung und danach stichprobenartig die Qualität. Das klingt aufwendig, lässt sich aber mit etwas Routine ziemlich gut in den Alltag integrieren.
Gerade die frühe Kontrolle im Beisein des Fahrers ist wichtig, weil man Schäden sofort dokumentieren kann. Wenn man das verpasst, wird es später oft schwierig, Ansprüche durchzusetzen.
Wir haben außerdem gemerkt, dass kleine Fehler sich schnell summieren, wenn man sie am Anfang übersieht. Das kostet am Ende mehr Zeit und Geld, als wenn man direkt sauber arbeitet.
Natürlich muss man nicht jedes einzelne Teil komplett prüfen, aber ein strukturierter Mindestprozess sollte schon eingehalten werden. Stichproben und klare Checklisten helfen dabei enorm.
Seit wir das konsequenter machen, haben wir deutlich weniger Probleme mit Reklamationen und Fehlbeständen. Für mich ist das inzwischen kein unnötiger Aufwand mehr, sondern ein wichtiger Teil der Qualitätssicherung.
Ich würde daher sagen: lieber ein klar definierter Prozess, der effizient ist, als „nach Gefühl“ arbeiten – das rächt sich meistens später.
